【悩む時間短縮！？】返信が来ない時、不快にならないビジネス上”催促メール”書き方

ビジネスメール送信・返信に慣れたころに頼まれる、催促メール。一歩間違えば、相手を不快にさせてしまいます。そのため、言い方を何度も調べ、かなりの時間を費やしがちです。今回は、3秒敬語を使って、不快にならない催促メールを30秒で書いてみましょう。

この記事で分かる事

ビジネス上の催促メールとは？
ビジネス上の催促メールで不快にさせないための確認事項
30秒で作成できる、ビジネスメールの書き方

催促メールとは？
催促メールの事前確認事項
簡単な催促メールの書き方
まとめ

催促メールとは？

返信や入金等が予定期日まで確認できなかった際に、相手の行動を促すお願いメールを指します。

行き違いや自分のミスで「相手の連絡に気が付かない」事も、よくある間違いです。だからこそ、いつものビジネスメールより、細心の注意を払う必要があります。

催促メールの事前確認事項

催促メールを作成する前に

ビジネス上の催促メールは、相手から反応があるのに、催促メールを送信してしまう行為は失礼に値します。必ず、以下３つを確認しましょう。

最新のやり取り
相手からメールや電話等で連絡が来ているか
迷惑メールで登録されてないか

相手の会社からメールや電話等でが来ているか

①電話でご連絡をいただいていた場合、②代理の方がメールに返信している場合があります。

①について、会社の電話・携帯電話の履歴を確認しましょう。
②について、同じ会社名で相手の代理の方が、今までのやり取りに返信する形ではなく、新規でメールを作って送っている場合もあります。会社名で検索して確認しましょう。

迷惑メールで登録されてないか

自分自身の押し間違いや、相手または相手の代理人のメールが迷惑メールとして入っている場合があります。必ず確認しましょう。

不快にならないメール文

催促メールで不快にならないために、相手の状況を考慮しながら書く必要があります。多くの場合は、忙しくて送信できない、または忘れている、この2つだと思います。

上記を踏まえて、以下４つを意識しましょう。

一目で分かりやすいタイトル
ワンクッションを置く
催促内容の再記載
返信・対応をいただきたい期限

一目で分かりやすいタイトル

忙しい時は、メールを開ける時間も限られています。タイトルを見ただけで、確認・返信が高いことを知らせると、対応の優先順位、重要を高めていただけます。
【再確認】、【リマインド】等を、タイトル文頭につけましょう！

催促内容を再記載

忙しい相手がメールを見返す行為は、大変負担になります。
今回なぜ催促したのか、いつのお話なのか、内容を必ず記載しましょう。

ワンクッションを置く

ただ催促内容を書くだけだと、冷たい印象を持たれてしまいます。
「お忙しい中恐れ入りますが」など、文全体が柔らかくなる言葉を追記しましょう。

返信・対応いただきたい期限を記載

忙しいとき、対応することに優先順位をつけて動く方が多いです。
優先順位を判断していただくために、「返信、または対応していただきたい期限」は忘れずに記載しましょう。

簡単な催促メールの書き方

催促メールで、気まずいシチュエーションから作成しましょう。
今回は悩む時間を短縮するために、効率化ツール「3秒敬語」を使い30秒以内でメール作成を目指します。まず初めに、使い方を学びましょう。

3秒敬語とは？

カジュアルな日本語を、敬語に変換するサイトです。

上記画像のように、敬語に直したい言葉が、ボタン一つで敬語にもビジネスメールにも変換できます。使い方等の詳細については、下記の記事をご覧ください！

【敬語に苦しまない】「3秒敬語」を使い、"話し言葉"から"ビジネスメール"へ変換する

入社して最初の苦難は、「ビジネスメール」。新入社員時代、敬語やメール作成に慣れない私は、返信するたびにかなり時間がかかりました。「3秒敬語」を使えば、悩む時間を短縮できます。今回は、敬語に変換できる「3秒敬語」を使って、簡単に（30秒で）ビ...

催促シチュエーションに挑戦

1）自社への入金が見られない場合、2）自社から提案したお見積もりの返事が来ない場合、2つご用意しました。

1）自社への入金が見られない場合

まず、❶「モード選択」から「メール」を選択します。
必ず伝えるべき内容を❷に入力します。
❸をクリックして「メール作成」をします。
❹に「ビジネスメール」が表示されます。
❹の表記があまり気に入らない場合は、❺で更新します。
❹をベースに、一目で分かりやすいタイトルに調整します。
ワンクッションを置いているか、催促内容の再記載、返信をいただきたい期限があるか確認します。
自分の好きなニュアンスに調整します。
完成です。

件名：【入金のご確認】未入金の確認とお支払いのお願い

株式会社○○
△△様

お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

既に入金済みでしたら、大変申し訳ありません。
弊社の会計部より連絡があり、
〇月〇日(〇)〇時期限の入金が、まだ確認できておりません。

つきましては、〇月〇日(〇)までにご入金くださいますよう、お願い申し上げます。
ご多忙中のところ、お手数おかけいたしますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーー
〇〇株式会社
〇〇〇〇
ーーーーーーーー

2）自社から提案したお見積もりの返事が来ない場合

まず、❶「モード選択」から「メール」を選択します。
必ず伝えるべき内容を❷に入力します。
❸をクリックして「メール作成」をします。
❹にビジネスメール文が表示されます。
❹の表記があまり気に入らない場合は、❺で更新します。
❹をベースに、一目で分かりやすいタイトルに調整します。
ワンクッションを置いているか、催促内容の再記載、返信をいただきたい期限があるか確認します。
自分の好きなニュアンスに調整します。
完成です。

件名：【お見積り確認】〇〇サービスのお見積書について

○○株式会社
△△さん

いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。

先日、□月□日(□)の□□時に△△様のメールにお見積書をお送りいたしました。
お目通し、いただけましたでしょうか。
ご不明な点やご質問等ございましたら、お気軽にご連絡ください。

また、お見積書の有効期限は、□月□日(□)の□□時までとなっております。
期限を過ぎますと、ご紹介した内容でのご案内が難しくなります。

お忙しい中大変恐れ入りますが、ご検討状況をご教示いただけますと幸いです。

今後ともよろしくお願いいたします。