【外部ツール不要!】Googleカレンダーだけを使い、日程調整ツール「予約スケジュール」を無料で使いこなそう

アポの日程調整は、候補日をメールで送り、何件もやり取りしていませんか？実は、Googleカレンダーから、日程調整ツールを作成できます。
今回は、無料でGoogleカレンダー「予約スケジュール」から、日程調整URLの作り方をお伝えします。

※無料版、有料版（Google Workspace, Google Oneユーザー）で出来ることに差があります。今回は無料版でご紹介しています。

この記事で分かる事

日程調整ツールとは？
Googleカレンダーでの【無料版】日程調整ツール「予約スケジュール」の使い方
【無料版】で最大限できる事

日程調整ツールとは？
Googelカレンダーとは？
日程調整URLを作ろう
応用
まとめ

日程調整ツールとは？

送り手のスケジュールを考慮し、打ち合わせ日を調整してくれる補助ツールです。
メリットは、メールで日程調整用のURLを添付するだけで、候補日を何度も送るなど、日程調整にかけていた時間を時短できます。また、常に自分のカレンダーを反映するため、調整している時間に予定が入っても、相手に連絡する必要はないです。
デメリット・注意点は、常に自分のカレンダーを更新し続ける必要があることです。Googleカレンダーの更新をし忘れると、ダブルブッキングが多発します。特に、Googleカレンダー頻繁に更新しないまたは、使わない方は、注意してください。
今回は、Googleカレンダーの「予約スケジュール」を使い、日程調整URLを生成します。

Googelカレンダーとは？

Googleより提供されている、無料のスケジュール管理ツールです。「予約スケジュール」機能は、お打ち合わせ・商談の日程・時間調整に向いています。
Googleアカウントを所持していれば、携帯でも、PCでも、時間・場所問わずスケジュール管理ができます。

日程調整URLを作ろう

今回は、Googleカレンダー「予約スケジュール」から、日程調整URLの作ります。

１，Googleカレンダー、「❶作成＞❷予約スケジュール」をクリックします。
２，❸にタイトルを追加します。（※１）
３，❹「予約の長さ」には、お打ち合わせ時間を入れます。
４，❺「通常時の空き時間」を入れます。ここでは9:00～17:00に指定します。❻の⑴～⑵を調節します。すべての曜日に反映したい場合は、⑶をクリックするだけで大丈夫です。

（※１）❸で追加したタイトルは、日程調整をする際に相手にも見られます。失礼がないような言葉を選びましょう。「お打ち合わせ（サービス名）」だと、後で見たときに便利です。

５，お打ち合わせ可能な期間を、❼「予約受付期間」で調整しましょう。
６，❺「通常時の空き時間」で指定した以外の時間帯を、❽「臨時の空き時間」で追加できます。
「特定の日付の空き時間を変更」をクリックし、祝日・有給で予定を入れたくない日を選びます。
終日予定を入れたくない場合は⑴、特定の時間だけ予定を入れたくない日は⑵を選べば完了です。
７，❾「ゲストの情報」は、必ず✓を入れましょう
８，➓「カレンダー」では、「カレンダーで空き情報を確認する」に✓を入れます。誰のカレンダーに何色で予約が入るか確認しましょう。
※複数のカレンダーから確認する方法は有料（Google Workspace, Google Oneユーザー）になります。
９，設定し終えたら⓫完了をクリックします。

１０，⓬のタイトルに間違いがないか確認します。
１１，⓭「予約ページの写真」と名前が自分になっていることを確認します。
１２，⓮「場所と会議」では、ビデオ会議、対面会議、電話、なしから選べます。
ビデオ会議を選択すると、GoogleMeetのURLが自動で発行されます。
１３，⓯「説明」では、どんなお打ち合わせか、簡単に記入しましょう。
１４，⓰「予約フォーム」では、予約をする際に聞きたい項目を作成できます。姓、名、電話番号以外は、「＋質問の追加」をクリックし、⓱でカスタム項目を選択し、⓲で作ります。（※４）
１５，予約の確認とリマインダーでは、「カレンダーの招待状」に✓があるか確認します。
※前日のリマインダーメールは有料プランのみとなります。無料プランをお使いの際は、予約送信を設定しましょう。
１６，⓴を押します。
※４：「予約フォーム」では、会社名、メールアドレス、役職の追加が無難です。

１７，設定すると、このように表示されます。

候補日をクリックし、「予約ページを開く」を選ぶと、自分のカレンダーが反映された日程調整ツールが見えます。「共有」ボタンから、「リンクコピー」でURLを取得できます。

応用

応用例１：毎週金曜日を除き、平日10:00～12:00、13:00～16:00に予定を決めたい場合

１，①「通常時の空き時間」の「別の用事に別時間を追加」をクリックします。
２，次に、②に、10:00～12:00、13:00～16:00を追加します。
３，金曜日は、有給日です。終日予約不可するために、③をクリックします。
４，④の状態になった事を確認します。
５，「次に」、「保存」、を押し続けると、⑤反映されます。

※応用例1の場合、毎週金曜日は予約できないです。特定の週の金曜日だけ予約不可にしたい場合、応用例２をご確認ください。

応用例２：予約受付期間に祝日・有給日が含まれている場合

9月6日（金）は有給日です。ある特定の時間だけ、予約不可にします。

１，「臨時の空き時間」＞①「特定の日付の空き時間変更」をクリックします。
２，今回は、9月6日（金）は有給のため予約不可にしたいです。②「カレンダー」より選択します。
３，③「臨時の空き時間」に、指定した時間が表示されたら、④を参考に選びます。今回は、⑴「終日予約不可」を選択します。
４，「次に」、「保存」、を押し続けると、反映されます。