【時間短縮】Gmailのテンプレート機能を使って、効率良くメールを送信・返信しよう

いつも同じようなメール文、送っていませんか？Gmailのテンプレート機能を使えば、毎度沢山打ち込む必要がなく、メールにかける時間が短縮します。今回は、Gmailのテンプレートに、メールのひな型をいれる方法をご説明します。

Gmailとは？

Googleより提供されている、無料のメールサービスです。
Googleアカウントを所持時ていれば、携帯でも、PCでも、時間・場所問わずメールの送信や受信ができます。

※無料版でもテンプレート機能は、利用できます。Gmailが有料版（Google Workspace, Google Oneユーザー）で出来る事については、後日投稿します。

テンプレート機能とは？

ビジネスメール文のひな型を指します。

営業として活動していた時は、「早い反応が求められる、お問い合わせに対する返信文」をテンプレートにしておりました。下記は一例です。

メリット・デメリット

メリットは、毎度全て打たずに済む点です。同じようなメールを送信する場合は、テンプレートとして保存すると、いつもより早くメールが返信できます。

デメリット・注意点は、適応性。テンプレートのまま送れない時もあります。かといって、ケースごとにテンプレートを増やすと、探すのに苦労します。そのため、補助ツールで合って、最後は自分で調整するくらいの意気込みで使いましょう。

作成方法

テンプレートの作成方法

１，Gmailの右上①設定をクリックします。
２，クリック表示の②「すべての設定を表示」をクリックします。
３，③「詳細」をクリックします。
４，④テンプレートを有効にします。
５，⑤「変更を保存」をクリックします。

６，⑥「作成」をクリックし、
７，⑦「全画面表示」をクリックし、
８，テンプレート化したい文面を入力します。

９，「その他のオプション」をクリックし、
１０，「テンプレート」＞⑩「下書きをテンプレートとして保存」を選びます。
１１，⑪「新しいテンプレート」として保存すると
１２．⑫「新しいテンプレート名の入力」にタイトルを入れます。
１３，⑬「保存」クリックすると完成です。

テンプレート文の入れ方

１，❶「その他のオプション」をクリックし、
２，❷「テンプレート」にカーソルを合わせ、
３，❸作成したテンプレートをクリックすると
４，テンプレートが反映します。

テンプレート文を作るときのポイント

私自身、営業としてGmailのテンプレートを使っていました。失敗談から、押さえるべきポイント2つと考えています。

1. テンプレートを作りすぎない！
2. 定期的に更新しましょう！

１つ目「テンプレートを作りすぎない！」、テンプレートをケースごとに沢山作っていました。ただ、探す時間が面倒になり、結局、他の企業さんに送った内容をコピペして、ちょっと修正して送っていました。1つのテンプレートの汎用性を高めるためにも、1ケースにつき１～２個でとどめましょう。　

2つ目「定期的に更新しましょう！」、商品・サービスの変更・更新、キャンペーンが終了がある場合は、テンプレート文を確認し、編集しましょう。間違った案内をすると、またメールを作る羽目になります。

逆営業のケースになりますが、テンプレート例を書いています。ぜひ、ご参照ください。

まとめ

今回は、Gmailのテンプレート機能の使い方について説明しました。

• Gmailとは、無料のメールサービス
• テンプレートは、ビジネスメール文のひな型
• 汎用性高くするために、1ケースにつき1～2個用意する

日々の営業活動に、お役立てできれば嬉しいです。