今お使いのテンプレートは、最新に更新していますか？Gmailに登録したテンプレートは、編集していつでも最新にすることが可能です。今回は、Gmailのテンプレートの編集方法と一工夫についてご説明します。
- Gmailテンプレートの編集方法
- なぜ編集が必要なのか
- 一工夫
Gmailテンプレート機能とは？
Gmailとは？
Googleより提供されている、無料のメールサービスです。
Googleアカウントを所持時ていれば、携帯でも、PCでも、時間・場所問わずメールの送信や受信ができます。
テンプレート機能とは？
文章のひな型を指します。詳細に関しては、下記の過去記事をご覧ください。
※Gmail以外のテンプレート機能（Briskine等）については後日ご紹介します。
メリットデメリット
メリットは、毎度全ての文字を打たずに済む点です。同じようなメールを送信する場合は、テンプレートとして保存すると、いつもより早くメールが送信・返信できます。
デメリット・注意点は、適応性。テンプレートのまま送れない時もあります。かといって、ケースごとにテンプレートを増やすと、探すことに苦労します。
そのため、テンプレートに登録するときは、汎用性が高いビジネスメール文章を用意しましょう。
テンプレート機能の使い方
テンプレート文の登録方法
細かい操作方法に関しては下記記事で説明しています。詳細に関しては、下記をご覧ください。
テンプレート文の表示方法
既存のテンプレート文を編集し、更新版が表示されるようにします。
１，❶「その他のオプション」をクリックし、
２，❷「テンプレート」＞❸既存のテンプレート、ここでは「逆営業｜お打ち合わせのご依頼」を選びます。
３，「テンプレート」に登録していたビジネスメール文が表示されます。
既存「テンプレート」の編集方法
１，⑴展開したテンプレートメール文を、⑵のように編集します。メール文内の赤枠が修正・追記した文章です
２，⑶「その他のオプション」クリックし、
３，⑷「テンプレート」にカーソルを合わせ、
４，⑸「下書きをテンプレートとして保存」にカーソルを合わせます。
５，「テンプレートの上書き」から⑹更新したいテンプレート名、ここでは「逆営業｜お打ち合わせのご依頼」をクリックします。
６，更新したテンプレートがいつでも使えます。
テンプレート機能が使えない時
「設定」の「テンプレート」は無効になっていませんか？その場合、テンプレート文は登録できません。
「テンプレート」の「ショートカットキーON」にチェックが入っているかご確認ください！
テンプレート機能を有効にする方法
１，Gmailの右上①設定をクリックします。
２，クイック表示の②「すべての設定を表示」をクリックします。
３，③「詳細」をクリックします。
４，④テンプレートを有効にします。
５，⑤「変更を保存」をクリックします。
編集する際に便利な一工夫
手動でテンプレート文を挿入している方に、おススメの一工夫があります。
- 編集日を本文に入れる
テンプレートを上書き保存した後に、テンプレートの名前変更はできないです。
そのため、いつ編集したかは自分の記憶やメモ頼りになります。ただ、そのメモを見返さない限り気が付きにくいのが本音です。
使うたびに思い出せるように、テンプレートの本文の1行目に最終編集日を入れましょう。テンプレートを使う中で、そろそろ編集したほうがいいかなと、気づくことができます。
まとめ
今回は、Gmailのテンプレート内にある文の編集の仕方について説明しました。
- テンプレートは、ビジネスメール文のひな型
- 定期的な編集を心がける
- 最終編集日を、テンプレート文に入れるとよい
日々の営業活動に、お役立てできれば嬉しいです。
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