【Gmailの謎機能？】「アーカイブ」とは何か～「アーカイブ」だけ表示させる方法、活かし方まで徹底解説

Gmailにあるメールがいきなり非表示になり、焦って、「取消」を押した経験ありませんか？使い方、何のためにあるのか分からない方が多いと思います。そんな謎機能「アーカイブ」とは何か？から、使い方、活かし方までご紹介します。

この記事で分かる事

Gmail「アーカイブ」とは？

メールを消さずに保存できるGmail内の機能です。
「受信トレイ」内のメールを移すと、「すべてのメール」で常に見返せるようになります。

「受信トレイ」で受け取ったメールは、大きく3つの方法で片付けられます。

1. 「ラベル」では、「受信トレイ」で受け取ったメールをタイトルをつけて分別し、保存することができます。また、「受信トレイ」内には、見られません。

2.「アーカイブ」では、「受信トレイ」にあるメールを、1つの場所で保存できます。「ラベル」とは違い「アーカイブ」内で分類はできません。また、「ゴミ箱（削除）」とは違い、いつでも見返せます。そのため、「ラベル」を作成する際に、「分類が難しいけど、消せないメール」を保管する場所として適しています。

3.「ゴミ箱（削除）」では、「受信トレイ」で受け取ったメールを捨てられます。捨てられたメールは、「ゴミ箱」に入ってから30日以内であれば、取り戻し可能です。

1通編

複数編

ショートカット編

※ショートカットができない場合
設定されていない可能性があります。以下のように、設定してください。

１，①「設定」から②「すべての設定を表示」を開き、
２，「設定」から③「全般」をクリックします。
３，④「キーボードショットカット」をONにします。
４，一番下までスクロールし、⑤「変更を保存」を必ずクリックしてください。
５，Gmail内にショートカットが反映します。

１，⑴「すべてのメール」を開き、
２，⑵に✓を入れます。
３，⑶「受信トレイに移動」をクリックすると完了です。

「アーカイブ」したメールだけ表示するには、
「すべてのメール」に、除外したいメールグループを引き算するイメージが大切です。

※Point（コピペOK！）

除外したいグループをクリックすると、検索窓に、グループ名（例：is:starred、label:仕事用）が出てきます。それらを「検索オプション」の②「含まない」に入力すると除外できます。

ただ、ラベルの使用頻度等、どこにメールを保存しているかは個人差があり、「ある言葉だけを入れたら、アーカイブのみ取り出せる」と断言することが難しいです。Gmailの使い方に合わせて、カスタマイズが必要です。下記を参考に、「アーカイブ」メールのみ取り出してみましょう。

「検索オプション」＞「含まない」を使う場合
is:starred in:snoozed in:sent in:draft is:important in:chats in:scheduled label:ラベル名

「すべてのメール」＞検索を使う場合
-{is:starred in:snoozed in:sent in:draft is:important in:chats in:scheduled label:ラベル名}

※必ず（半角スペース）を入れましょう。

営業をしていた頃の毎朝の悩みは、「受信トレイにメールが溜まりすぎている事」でした。

そんな私は、重要なメールを見逃したり、消してしまったりと、メールトラブルが少し多かったです。

失敗をさらに分析してみると、メールの保管方法が「受信トレイ」へ放置していることが問題だと考えました。そこで今は、以下のことを意識しています。

こうすることで、「受信トレイ」がスッキリし、毎日抱いてた悩みが小さくなりました。

分類することは、自動でも可能です。自動設定の仕方について後日ご紹介します！

今回は、Gmail「アーカイブ」とは何か～表示方法～活かし方について解説しました。

日々の活動の一助となれば嬉しいです。